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Matt Wallaert
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Gerente de Operaciones, ALC / Operations Manager, LAC

The Behavioural Insights Team

The Behavioural Insights Team

Operations
Latin America · Caribbean
Posted on Tuesday, August 15, 2023

Tipo: Tiempo completo

  • Las opciones de trabajo flexible incluyen horarios de entrada y salida flexibles, trabajo remoto desde casa y horarios comprimidos
  • Salario inicial: MXN $576,300-$678,000 por año, más beneficios.
  • Con sede en la Ciudad de México

¿Estás buscando un nuevo reto y quieres unirte a una exitosa organización en crecimiento, dedicada a generar impacto social? ¿Tienes un espíritu emprendedor y te apasionan las operaciones y la gestión de proyectos? Si es así, queremos saber de ti.

¿Qué hará el/la Gerente de Operaciones, ALC?

El/la Gerente de Operaciones para América Latina y el Caribe reportará al Jefe de Operaciones de BIT Américas y desempeñará un papel fundamental para garantizar que la práctica de BIT en América Latina y el Caribe funcione de manera eficiente y efectiva. Este puesto incluirá responsabilidades en tres funciones principales: operaciones de proyectos, gestión de personal y de la oficina.

Las preguntas clave que tu trabajo podrá responder son:

  • ¿Qué procesos y procedimientos deben establecerse para apoyar y realizar el trabajo de BIT en toda América Latina y el Caribe?
  • ¿Cómo puede el BIT desarrollar una sólida cultura de equipo en su nueva y creciente oficina en la Ciudad de México?

Si quieres responder a estas preguntas, ¿por qué no postulas a este puesto?

Las principales responsabilidades incluyen:

Operaciones de proyectos

  • Servir como Líder de Operaciones de Proyectos para la cartera de proyectos y oportunidades que el BIT tiene en LAC, sirviendo de enlace con los miembros del equipo de Operaciones, Liderazgo de Mercado y Liderazgo de Proyectos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
  • Apoyar el desarrollo de negocios, incluyendo el trabajo con el Director de ALC en los componentes operativos de la estrategia de desarrollo de negocios, proporcionando apoyo operativo en las propuestas y en las comunicaciones externas.
  • Registrar y mantener los detalles del proyecto en el sistema ERP de BIT (Deltek Vantagepoint) durante todo el ciclo de vida del proyecto.
  • Coordinar los recursos del equipo del proyecto de acuerdo a la dirección de Liderazgo de Proyectos, identificando y coordinando soluciones a los desafíos de dotación de recursos y escalando los problemas cuando sea necesario.
  • Facilitar la contratación en coordinación con el equipo de asesoría jurídica de BIT en México, y realizar el seguimiento de los requisitos de cumplimiento del proyecto.
  • Facilitar los procesos de facturación y seguimiento de gastos en coordinación con los equipos de Finanzas y de Proyectos
  • Facilitar los procesos de incorporación y facturación de subcontratistas y consultores, en coordinación con los equipos legales, financieros y de proyectos
  • Apoyar las relaciones con los clientes y socios mediante el cumplimiento de sus requisitos para reportar información sobre plazos, el presupuesto y cualquier otra información solicitada
  • Gestionar proyectos especiales que requieran experiencia en operaciones

Gestión de Negocios

  • Gestionar aspectos operativos de RRHH del día a día, incluyendo servir como el principal punto de contacto para el Empleador de Registro de BIT en México y para preguntas de RRHH de los empleados basados en ALC (6 empleados inicialmente, pero aumentando con el tiempo).
  • Administrar el proceso de reconciliación de fichas de control de horas entre sistemas de BIT.
  • Ejecutar tareas administrativas como conciliaciones de fichas de control de horas y encuestas de opinión de los clientes.
  • Servir como “superusuario” de ERP, actuando como punto de contacto para informes y soluciones de problemas para el equipo de LAC.

 

Gestión de la Oficina

  • Gestionar y mejorar las políticas y procesos de la oficina y garantizar que se cumplen los requisitos de conformidad.
  • Mantener el ambiente de la oficina, incluyendo la compra de suministros, mantener la oficina ordenada y servir de enlace con WeWork y los servicios de mantenimiento y proveedores.
  • Adquirir y gestionar los equipos informáticos, responder a los problemas informáticos y servir de enlace con el soporte informáticotrabajo
  • Organizar y fomentar actividades de  en equipo.

¿Qué define a un/a buen/a Gerente de Operaciones del BIT?

Buscamos personas que entiendan lo que hacemos, compartan nuestros valores y tengan ganas de aprender y desarrollar sus conocimientos. Buscamos candidatos/as con las aptitudes que se indican a continuación. Esperamos proporcionar formación y apoyo al desarrollo en algunas de las áreas.

  • Dominio del español
  • Independencia y adaptabilidad. Te entusiasma la idea de ayudar a establecer y dirigir una oficina nueva y en crecimiento y te sientes cómodo/a operando con un alto grado de autonomía.
  • Enfoque estratégico y operativo. Es capaz de ver el panorama general y fomentar el pensamiento estratégico, pero siempre consideras las ideas desde una perspectiva operativa y tienes buen ojo para los detalles cuando se trata de asegurarse de que el equipo se esfuerza por alcanzar la excelencia operativa.
  • Ser detallista y extremadamente organizado/a. Te apasiona acertar en los detalles. Mantienes los procesos y proyectos organizados y eres consciente de tus próximos plazos y obligaciones. Detectas errores al revisar los contratos y las fórmulas de Excel. Prestas una atención meticulosa a todas las tareas que tienes ante ti y ayudas a mantener a los demás en el buen camino.
  • Comunicaciones claras y convincentes. Tienes excelentes habilidades interpersonales, construyes relaciones de confianza para asociarte con todos los niveles de la empresa y tienes confianza para presentar al equipo en general.
  • Gestión y desarrollo personal en el trabajo. Eres muy consciente de ti mismo/a y reflexionas periódicamente. Eres consciente del impacto que tus acciones y palabras tienen en los que te rodean. Eres resiliente y aceptas la responsabilidad de las decisiones, tanto si logran el resultado deseado como si no.

¿Quiénes somos y qué podemos ofrecerte?

El Behavioral Insights Team es el líder mundial en la aplicación de las ciencias del comportamiento a los retos de las políticas públicas con el fin de fortalecer las comunidades

y mejorar vidas.

Diseñamos y evaluamos nuevas ideas de forma rigurosa, en una serie de áreas como la

salud, la delincuencia y la educación, para establecer qué funciona y qué no. Hemos

ayudado a los pacientes de tuberculosis a tomar sus medicamentos; hemos reducido la

susceptibilidad de la policía a los ciberataques; y hemos ayudado a las organizaciones a

cerrar su brecha salarial de género.

Buscamos a una persona apasionada e imaginativa que entienda las ciencias del comportamiento y comparta nuestra avidez de soluciones basadas en evidencia para que se una a nuestro equipo.

¡BIT realmente es un gran lugar para trabajar!

  • Tenemos almuerzos de equipo regulares con oradores invitados que inspiran.
  • Somos un equipo sociable y tenemos una gran variedad de grupos de interés.
  • Ofrecemos beneficios competitivosType: Full-time
  • Flexible working options include flexible start and finish times, work-from-home, and compressed hours
  • Starting salary: MXN $576,300-$678,000 per year, plus benefits.
  • Based in Mexico City

Are you looking for a new challenge and want to join a successful and growing organization dedicated to creating social impact? Do you have an entrepreneurial spirit and a passion for operations and project management? If so, we want to hear from you.

What does the Operations Manager, LAC do?

The Operations Manager, LAC will report to the Head of Operations, BIT Americas and play a pivotal part in ensuring BIT’s Latin America and Caribbean practice runs efficiently and effectively. This role will include responsibilities across three main functions: project operations, people operations, and office management.

Key questions your work may answer are:

  • What processes and procedures need to be in place to support and deliver BIT’s work across Latin America and the Caribbean?
  • How can BIT develop a strong team culture in its new and growing Mexico City office?

If you want to answer these questions, why not apply for this role?

Key responsibilities include:

Project Operations

  • Serve as “Project Operations Lead” on BIT’s portfolio of projects and pipeline opportunities in LAC, liaising with Operations, Market Leadership, and Project Leadership team members throughout the project lifecycle
  • Support business development, including working with the Director, LAC on the operational components of business development strategy, providing operational support on proposals, and supporting external communications
  • Input and maintain project details in BIT’s ERP system (Deltek Vantagepoint) throughout the project lifecycle
  • Coordinate project team resources with direction from Project Leadership, identifying and coordinating solutions to resourcing challenges and escalating issues when needed
  • Facilitate contracting in coordination with BIT’s legal counsel in Mexico, and track project compliance requirements
  • Facilitate invoicing and expense tracking processes in coordination with finance and project teams
  • Facilitate subcontractor and consultant onboarding and invoicing processes in coordination with legal, finance, and project teams
  • Support relationships with clients and partners by adhering to their reporting requirements on time, budget, and any other information requested
  • Manage special projects that require operations expertise

Business Operations

  • Serve as ERP “superuser”, acting as reporting and troubleshooting point of contact for LAC team
  • Manage leave time reconciliation process between BIT’s systems
  • Execute administrative tasks such as timesheet reconciliations and client feedback surveys

Office Management

  • Manage and improve office policies and processes and ensure compliance requirements are met
  • Maintain the office environment, including purchasing supplies, keeping the office tidy, and liaising with WeWork and maintenance services and vendors
  • Procure and manage IT equipment, respond to IT issues, and liaise with IT support
  • Organize team building activities

What makes a great Operations Manager at BIT?

We are looking for people who understand what we do, share our values, and are keen to learn and develop their expertise. We are looking for candidates with the skills listed below. We expect to provide training and development support in some of the areas.

 

  • Fluency in Spanish
  • Independence and adaptability. You are excited by the idea of helping to set up and  run a new and growing office and are comfortable operating with a high degree of autonomy.
  • Strategic and operational focus. You are able to see the big picture and encourage strategic thinking but you always consider ideas from an operational perspective and have an eye for detail when it comes to making sure the team strives for operational excellence.
  • Detail-oriented and extremely organized. You’re passionate about getting the details right. You keep processes and projects organized and are aware of your upcoming deadlines and duties. You catch errors when copy editing contracts and when reviewing Excel formulas. You give a meticulous eye to all tasks in front of you and help keep others on track.
  • Clear and convincing communications. You have outstanding interpersonal skills, you build trusted relationships to partner with all levels of the business and you are confident presenting to the wider team.
  • Managing and developing yourself at work. You demonstrate high self-awareness and regularly self-reflect. You are aware of the impact that your actions and words have on those around you. You are resilient and accept responsibility for decisions whether they achieve the desired outcome or not.

Who are we and what can we offer you?

The Behavioral Insights Team is the world leader in applying behavioral science to public policy challenges in order to strengthen communities and improve lives.

We design and rigorously test new ideas across a range of areas such as health, crime, and education to help understand what works and what doesn’t. We have helped Tuberculosis patients take their medicine; reduced police susceptibility to cyberattacks; and helped organizations close their gender pay gap.

We are looking for a passionate and imaginative individual who understands behavioral science and shares our thirst for evidence-based solutions to join our team.

BIT really is a great place to work!

  • We have regular team lunches with inspirational guest speakers.
  • We’re a social bunch and have a variety of interest groups.
  • Competitive benefits