Executive Assistant

Ben jij een organisatietalent met pit en een hands-on mentaliteit?
Dan is deze rol iets voor jou.

Bij IPG Mediabrands is geen dag hetzelfde. We zijn een dynamische, internationale marketing- en mediagroep waar snelheid, creativiteit en samenwerking centraal staan. Als Executive Assistant ben jij de spil in het web: je schakelt moeiteloos tussen agenda’s, reizen, events en ad-hoc verzoeken. Je ontzorgt op topniveau, denkt vooruit en springt bij waar nodig, ook tijdens interne of klantevenementen.

Je bent niet alleen de steunpilaar van het senior management, maar ook een energieke verbinder die houdt van structuur, overzicht en actie.

Over het team
Je wordt onderdeel van een spontaan en betrokken Facility & Support team, bestaande uit twee andere Executive Assistants, een Project Manager en Facility Manager. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Je werkt dagelijks met tools zoals MS Office en de projectmanagement tool, Asana , om overzicht te houden in een omgeving die continu in beweging is. De afdeling is volop in ontwikkeling en breidt verder uit, wat veel kansen en mogelijkheden biedt voor groei en eigen initiatief.

Wat ga je doen?

• Agenda- en prioriteitenbeheer
  Je beheert complexe agenda’s van het senior management en houdt overzicht over afspraken en deadlines.

• Reisorganisatie
  Je regelt vluchten, hotels en transfers en stelt overzichtelijke reisplannen op.

• Vergaderingen en opvolging
  Je bewaakt acties en deadlines uit teammeetings en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Jij weet wat er speelt en houdt het overzicht.

• Declaraties en verlofbeheer
  Je verwerkt declaraties en verlofaanvragen zorgvuldig en tijdig.

• Pitches en klantondersteuning
  Je ondersteunt bij pitches door Asana-boards in te richten, klantafspraken te plannen, vergaderruimtes en catering te regelen en drukwerk te coördineren.

• Eventplanning en coördinatie
  Je organiseert en coördineert interne en externe events, van uitnodigingen tot ontvangst, en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

• Contractbeheer
  Je bereidt contracten voor, verwerkt wijzigingen in systemen en ondersteunt bij onboarding van nieuwe collega’s.

Wie ben jij?
Je bent een positieve, representatieve professional die energie krijgt van regelen, plannen en ontzorgen. Je houdt het hoofd koel in een dynamische omgeving en weet prioriteiten te stellen.

Verder breng je mee:

• Een mbo-diploma of vergelijkbare werkervaring

• 1–2 jaar ervaring in een ondersteunende rol (ervaring op senior managementniveau is een pré)

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten

• Discretie, zelfstandigheid en een proactieve, probleemoplossende houding

• Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk

• Goede kennis van MS Office; ervaring met Asana is een pré

• Fulltime beschikbaarheid (40 uur per week)

Wat bieden wij?
Een veelzijdige rol binnen een energieke en mensgerichte organisatie waar samenwerking, ontwikkeling en plezier centraal staan.
Je krijgt de ruimte om te groeien, initiatieven te nemen en echt impact te maken.

Daarnaast bieden wij:

• Marktconform salaris + 26 vakantiedagen

• Celebrate You Day: een extra vrije dag om iets bijzonders te vieren

• Gezonde lunches en snacks op kantoor, twee keer per week gratis lunch

• Referral bonusregeling voor het aandragen van nieuwe collega’s

• Thuiswerkdagen in overleg met het team

• Fietslease en reiskostenvergoeding voor een duurzame en prettige manier van reizen

• Een Learning & Development team dat je helpt groeien

• Gezellige collega’s, sportactiviteiten, feestjes, pub quizzen en meer!
• Exclusieve kortingen: geniet het hele jaar door van geweldige deals op mode, elektronica en vrijetijdsactiviteiten.

Wij zijn Mediabrands!
IPG Mediabrands is de mediaholding van o.a. UM, Initiative, Yune en biedt diensten zoals mediastrategie, -onderzoek, -planning, -inkoop, creatie, activatie en design. Samen met 450 collega's streven we ernaar merken en marketeers te verrassen en uit te dagen. De focus op onze growth culture komt tot uiting in traineeships voor onze Young professionals, development programs en een cultuur van continu leren.

Onze mensen vormen het hart van ons bedrijf. We zijn een bedrijf van Challengers, gericht op samenwerking als één familie. Diversiteit versterkt ons, en we streven naar een inclusieve cultuur waar gelijke kansen centraal staan. We bieden gelijke kansen aan alle sollicitanten, ongeacht leeftijd, handicap, ras, geslacht, seksuele geaardheid of enig ander kenmerk beschermd door de wet. We geloven in een werkplek waarin iedereen kan floreren, en we moedigen divers talent aan om zich aan te sluiten bij ons team. Wij zijn 'The House of Challengers!'.